Кадровое делопроизводство: основные правила и обязательные документы

ООО "Альфа"

Утверждаю

Генеральный директор Иванов И.И.

Иванов

13.01.2026

Инструкция

по кадровому делопроизводству

Настоящая Инструкция устанавливает порядок кадрового делопроизводства и документооборота в ООО "Альфа" (далее - Общество) и обязательна при работе с кадровыми документами.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Кадровое делопроизводство ведут работники отдела кадров Общества (далее - отдел кадров). Права и обязанности лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства, определяются должностными инструкциями.

1.2. Кадровые документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, оформляются по правилам разд. 3 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Приказы оформляются на бланках (Приложение N 1 к настоящей Инструкции).

1.3. Кадровые документы от имени Общества подписывает генеральный директор или лицо, уполномоченное доверенностью.

1.4. Бумажные трудовые книжки оформляет начальник отдела кадров.

1.5. Отдел кадров знакомит работников под роспись с кадровыми приказами и другими документами, требующими ознакомления, не позднее двух рабочих дней со дня их издания, если иной срок не установлен настоящей инструкцией.

1.6. Сроки передачи кадровых документов в другие структурные подразделения Общества и получения кадровых документов от других структурных подразделений Общества, не определенные настоящей Инструкцией, установлены графиком документооборота.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ

2.1. При приеме на работу отдел кадров:

2.1.1. оформляет и подписывает у будущего работника письменное согласие на обработку персональных данных;

2.1.2. затребует у будущего работника:

паспорт;

трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), кроме совместителей и впервые поступающих на работу;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);

справку о доходах за текущий год с предыдущего места работы;

документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании при трудоустройстве на должности, которые требуют подтверждения квалификации.

Об отсутствии у будущего работника необходимых документов надо незамедлительно уведомить начальника отдела кадров.

2.2. Не позднее следующего рабочего дня после получения полного комплекта документов, необходимых для заключения трудового договора, отдел кадров:

знакомит работника под роспись в Листах ознакомления с локальными нормативными актами Общества;

оформляет в двух экземплярах и подписывает с работником трудовой договор.

2.3. Не позднее двух рабочих дней после выхода работника на работу либо не позднее чем за два рабочих дня до предполагаемой даты приема на работу, в случае заключения трудового договора до выхода на работу, отдел кадров передает на подпись генеральному директору приказ о приеме на работу и подписанный работником трудовой договор.

2.4. Не позднее трех рабочих дней после выхода работника на работу либо не позднее чем за один рабочий день до предполагаемой даты приема на работу, в случае заключения трудового договора до выхода на работу, отдел кадров:

выдает работнику экземпляр трудового договора под роспись на экземпляре Общества и знакомит работника под роспись с приказом о приеме на работу;

вносит в трудовую книжку запись о приеме на работу и регистрирует трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕВОДА

3.1. Не позднее чем за два рабочих дня до согласованной даты перевода отдел кадров:

оформляет в двух экземплярах и подписывает у работника дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе;

передает на подпись генеральному директору приказ о переводе и подписанное работником дополнительное соглашение о переводе.

3.2. В день начала работы в новой должности (на другой работе) отдел кадров:

выдает работнику дополнительное соглашение о переводе под роспись на экземпляре Общества и знакомит работника под роспись с приказом о переводе;

вносит в трудовую книжку запись о постоянном переводе.

4. ОФОРМЛЕНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ

4.1. Для расторжения трудового договора отдел кадров:

при увольнении по инициативе работника - принимает от него заявление, где должны быть указаны дата подачи заявления и желаемая дата увольнения;

при увольнении в связи с истечением срока действия трудового договора - не позднее чем за три дня до истечения срока трудового договора вручает работнику под роспись уведомление о расторжении трудового договора. При истечении сроков договоров на время выполнения определенной работы и на время исполнения обязанностей отсутствующего работника уведомление не вручают;

при увольнении по соглашению сторон - не позднее, чем за три рабочих дня до согласованной даты увольнения, оформляет в двух экземплярах, подписывает у работника и передает на подпись генеральному директору соглашение о расторжении трудового договора. Не позднее следующего рабочего дня после подписания генеральным директором выдает экземпляр соглашения работнику под роспись на экземпляре Общества.

4.2. При увольнении по любым основаниям отдел кадров за три рабочих дня до планируемой даты увольнения, а в исключительных случаях по указанию генерального директора - в день увольнения:

оформляет и передает на подпись генеральному директору приказ об увольнении;

оформляет и передает в бухгалтерию записку-расчет.

4.3. В последний рабочий день работника отдел кадров:

вносит в трудовую книжку запись об увольнении и выдает трудовую книжку работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек;

оформляет и выдает СТД-Р работнику без трудовой книжки;

получает в бухгалтерии и выдает работнику справку о доходах за текущий год, разд. 3 РСВ, разд. 1 ЕФС-1;

по письменному заявлению работника выдает заверенные копии других документов, связанных с работой.

4.4. Действия отдела кадров, если работник:

отсутствовал в день увольнения и не был ознакомлен с приказом об увольнении заранее - на приказе сделать запись "С приказом не ознакомлен в связи с неявкой на работу в день увольнения";

не забрал трудовую книжку - отправить по адресу уволенного работника уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправку почтой. Получив согласие работника, отправляет ему трудовую книжку ценным письмом с описью вложения;

не забрал СТД-Р - отправить по адресу уволенного работника форму СТД-Р заказным письмом с уведомлением.

5. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОТПУСКА

5.1. До 13 декабря текущего года отдел кадров составляет график отпусков на следующий год и передает его на утверждение генеральному директору. До 20 декабря текущего года с утвержденным графиком отпусков отдел кадров знакомит работников под роспись.

5.2. Не позднее чем за две недели до наступления отпуска отдел кадров оформляет и передает работнику под роспись уведомление о предстоящем отпуске.

5.3. Отпуск вне графика оформляется на основании заявления работника. Заявление, согласованное со своим руководителем, работник должен передать в отдел кадров не позднее чем за пять рабочих дней до начала отпуска.

5.4. Не позднее чем за пять рабочих дней до начала отпуска отдел кадров:

оформляет и передает на подпись генеральному директору приказ о предоставлении отпуска;

знакомит работника под роспись с приказом об отпуске;

оформляет и передает в бухгалтерию записку-расчет.

5.5. При переносе отпуска отдел кадров:

получает от работника согласованное с его руководителем заявление о переносе отпуска;

не позднее двух рабочих дней со дня получения заявления оформляет и передает на подпись генеральному директору приказ о переносе отпуска;

в день подписания приказа о переносе отпуска вносит изменения в график отпусков и сообщает о переносе отпуска в бухгалтерию.

5.6. Отпуск без сохранения заработной платы оформляется на основании заявления работника. Заявление, согласованное со своим руководителем, работник должен передать в отдел кадров не позднее чем за один рабочий день до начала отпуска. В этом случае приказ о предоставлении отпуска оформляется и передается на подпись генеральному директору в день получения заявления работника.

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Трудовые книжки и другие кадровые документы хранятся в сейфе отдела кадров.

6.2. Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Общества. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по работникам (личному составу).

6.3. Документы кадрового делопроизводства по истечении срока передаются по описи на архивное хранение либо выделяются к уничтожению на основании акта. Документы на хранение или уничтожение отбирает комиссия, создаваемая по приказу генерального директора.

7. Настоящая Инструкция вводится в действие с 01.02.2026.

Приложение N 1

ООО "Альфа"

Приказ

о _____________________

XX.XX.XXXX N ___

На основании ___________ в связи с ___________________:

1.

2.

Основание:

С приказом ознакомлен: