Счет-фактура – 2026 г.: что нужно знать

Счет-фактура – это...

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный ему продавцом товаров (работ, услуг).

Счета-фактуры могут быть составлены на бумаге или могут быть оформлены в электронном виде. Стоит отметить, что в общем случае составление электронных счетов-фактур – дело добровольное и достигается согласием между продавцом и покупателем. Однако в некоторых случаях составление счетов-фактур в электронном виде является обязательным. Об этом мы расскажем подробно ниже.

Кто должен выставлять счета-фактуры

По общему правилу счета-фактуры должны, в частности, выставлять:

• плательщики НДС при совершении операций на территории РФ, которые признаются объектом обложения НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ);
• плательщики НДС при получении аванса в счет предстоящей поставки товаров (предстоящего выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ);
• плательщики НДС, использующие освобождение от этого налога в соответствии с абз. 1 п. 1 ст. 145 НК РФ при совершении операций, которые не освобождены от НДС (п. 5 ст. 168 НК РФ). В данном случае в счете-фактуре ставится отметка «Без НДС»;
• налоговые агенты при совершении операций, облагаемых НДС (п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ). К примеру, организации и ИП будут являться налоговыми агентами по НДС при приобретении товаров (работ, услуг), местом реализации которых признается РФ, у иностранного лица, не состоящего на учете в российских налоговых органах. Стоит отметить, что исполнять обязанности налогового агента в установленных законодательством случаях должны не только организации и ИП, которые являются плательщиками НДС, но и те, кто таковыми в общем случае не являются (например, организации и ИП на АУСН);
• комиссионеры/агенты, приобретающие/реализующие от своего имени товары (работы, услуги) в интересах заказчика, который является плательщиком НДС;
• плательщики НДС при экспорте в страны ЕАЭС товаров, освобожденных от НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• застройщики при организации строительства с привлечением подрядчиков (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 – п. 2(1) Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137);
• экспедиторы при организации перевозки с привлечением третьих лиц (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 – п. 2(1) Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

При этом выставление счетов-фактур не всегда обязательно даже в вышеперечисленных случаях. К примеру, плательщику НДС не обязательно выставлять счет-фактуру при реализации товаров (работ, услуг) физлицам.

Имейте в виду, что организации и ИП, являющиеся плательщиками НДС, обязаны выставлять счета-фактуры при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, лицам, не являющимся плательщиками НДС или освобожденным от обязанностей плательщиков НДС (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ), даже если в отношении других операций есть соглашение о невыставлении счетов-фактур.
О правилах выставления счетов-фактур при реализации прослеживаемых товаров мы расскажем ниже.

Срок выставления счета-фактуры

В общем случае при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Кстати, если товары непрерывно и долгосрочно отгружаются в адрес одного и того же покупателя, то счета-фактуры в адрес этого покупателя можно выставлять один раз в месяц, но не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем отгрузки (Письмо Минфина России от 18.07.2024 N 03-03-06/1/67042).

При получении аванса у продавца на выставление счета-фактуры есть так же 5 календарных дней со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Напомним, что покупатель не может заявить вычет без счета-фактуры, оформленного продавцом. Как быть, если продавец выставил счет-фактуру позже срока? Об этом на вебинаре рассказала ведущий эксперт издательства «Главный аудит» Людмила Елина 

Смотреть целиком вебинар «8 налоговых ловушек на ОСН в 2026 году»

Кто подписывает счет-фактуру

Если счет-фактура выставляется организацией, то его подписывает руководитель этой организации и главный бухгалтер или иные уполномоченные на то лица (п. 6 ст. 169 НК РФ). Полномочия на подписание счетов-фактур теми или иными лицами предоставляются или на основании соответствующего приказа (распоряжения), или на основании выданной от имени организации доверенности.

Если же счет-фактура выставлен индивидуальным предпринимателем, то его подписывает либо сам ИП, либо уполномоченное им лицо на основании доверенности.

Для подписания счетов-фактур в электронном виде используется усиленная квалифицированная электронная подпись вышеназванных лиц.

Срок хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры необходимо в течение 5 лет (п. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Ошибки в счетах-фактурах

Если продавец допустил ошибку в счете-фактуре, но эта ошибка не препятствует налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), стоимость этих товаров (работ, услуг), ставку НДС и его сумму, то продавец может спокойно принять к вычету входной налог на основании такого счета-фактуры (п. 2 ст. 169 НК РФ). Также не стоит переживать из-за принятия к вычету НДС по счету-фактуре, в котором не указаны (неверно указаны):

- регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;

- количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости;

- количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.

О последствиях незаполнения строки 5б продавцом (ее заполняют, если товары, работы, услуги реализуются в счет ранее полученного аванса) на вебинаре рассказал заместитель руководителя Департамента бухгалтерского, налогового и правового консалтинга АКГ «ФинЭкспертиза» Альмин Моисеевич Рабинович

Посмотреть целиком вебинар «НДС и налог на прибыль: декларации за I квартал, правоприменительная практика, разъяснения Минфина и ФНС»

Исправительный счет-фактура

Бывает, что что-то менять в счетах-фактурах все же приходится, и не только из-за ошибок. К примеру, если организация (ИП) получила НДС-освобождение задним числом. Как это произошло весной 2026 года у упрощенцев из сферы общепита. Они получили право не платить НДС в период с 01.04.2026 по 31.12.2026 при условии, что (пп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ): 

• с 2026 года являются плательщиками НДС, поскольку утратили право на НДС-освобождение по ст. 145 НК РФ; 
• доход за 2025 год не превысил 60 млн руб.; 
• доля доходов от реализации услуг общепита в общем объеме доходов составила 70% или более. 

Это значит, что в I квартале такие организации (ИП) платили НДС, а со II квартала имеют право на НДС-освобождение. Но известно об этом стало только в конце апреля. А значит, ранее выставленные в апреле счета-фактуры надо исправлять. 

О необходимости оформления исправительных счетов-фактур в такой ситуации на вебинаре рассказала ведущий эксперт издательства «Главный аудит» Людмила Елина 

Смотреть целиком вебинар «Апрельские поправки – 2026: НДС, взносы МСП, СПОТ для импорта из ЕАЭС»

В течение какого периода можно заявить вычет по счету-фактуре

Периоды, в течение которых покупатель вправе принять к вычету входной НДС, указаны в ст. 172 НК РФ. Так, например, по общему правилу при приобретении товаров (работ, услуг), которые будут использоваться в облагаемых НДС операциях, вычет по НДС можно заявить в течение трех лет после принятия на учет этих товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 171, п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Причем принять к вычету входной налог по одному счету-фактуре можно частями, но обязательно в пределах установленного периода. Правда, правило дробления вычета не распространяется на входной НДС, предъявленный при покупке ОС, оборудования к установке и/или НМА, – по ним НДС нужно принять к вычету в полном объеме после принятия таких активов на учет (Письмо Минфина России от 04.09.2018 N 03-07-11/63070).

Электронный счет-фактура при реализации прослеживаемых товаров

При реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, продавец должен выставить в адрес покупателя счет-фактуру в электронном виде (п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Правда, из этого правила есть исключения. Так, электронный счет-фактура не нужен:

• при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, физлицам для их личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд;
• при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, которые подлежат прослеживаемости, гражданам, зарегистрированным в качестве самозанятых;
• при реализации и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);
• при реализации и перемещения товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории России на территорию другого государства – члена ЕАЭС.

В остальных случаях при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, которые подлежат прослеживаемости, продавец направляет в адрес покупателя электронный счет-фактуру по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через спецоператора.

Покупатели (организации и ИП), в свою очередь, должны обеспечить получение таких счетов-фактур (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).

Для этих целей Минфином утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС (Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н).

Является ли нарушением отправка в ИФНС по требованию счета-фактуры в виде скан-копии, а не в XML-формате, рассказывает главный редактор журнала "Главный аудит" Евгения Филимонова.

Посмотреть целиком вебинар "Требования из ИФНС: секрет успешного ответа от А до Я"