Представительские расходы – это расходы организации на официальный прием и/или обслуживание представителей других компаний, а также физлиц, являющихся как действующими контрагентами, так и потенциальными (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Что включают в себя представительские расходы
К представительским расходам, в частности, относятся:
- расходы на проведение официального приема (например, завтрака или обеда);
- транспортное обеспечение участников представительского мероприятия к месту его проведения и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- расходы на оплату услуг переводчика, если такового нет в штате компании.
Документальное подтверждение представительских расходов
Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить представительские расходы в «прибыльных» целях. Но к таким документам можно отнести (Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288):
- отчет о проведенном мероприятии;
- первичные документы, подтверждающие понесенные представительские расходы (накладные, чеки и т.д.).
Если представительское мероприятие было не крупным, то отчет о его проведении можно заменить служебной запиской на представительские расходы.
Служебная записка на представительские расходы: форма
Такая служебная записка не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде. В служебной записке на представительские расходы имеет смысл указать:
- участников мероприятия (ФИО, должность, наименование организации);
- цель и итоги мероприятия. Важно отметить, что исход мероприятия никак не влияет на возможность учесть представительские расходы. То есть даже если, к примеру, переговоры не завершились заключением договора, затраты на мероприятие все равно можно учесть при расчете налога на прибыль;
- сумму понесенных расходов, связанных с проведением мероприятия.
Служебную записку на представительские расходы пишет на имя руководителя организации работник, ответственный за представительское мероприятие.
К служебной записке нужно приложить документы, подтверждающие расходы.
Служебная записка на представительские расходы: образец
Приведем образец служебной записки на представительские расходы.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс Скачать
Срок хранения служебной записки на представительские расходы
Так как служебная записка на представительские расходы в числе прочих документов подтверждает обоснованность расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ее нужно хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
