Случается, что работнику приходится тратить собственные деньги для нужд организации, и работодатель должен возместить ему эти траты. Такое, к примеру, возможно, если работник оплачивал из собственных средств стоимость проезда к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). В целях возмещения денег составляется служебная записка на компенсацию денежных средств.
Служебная записка на возврат денежных средств
Служебная записка на возмещение расходов пишется на имя руководителя организации работником, который потратил собственные средства. В служебной записке на возмещение денежных средств нужно указать, на какие цели работником были потрачены деньги, а также сумму, которую он просит возместить.
К записке следует приложить документы, подтверждающие понесенные работником расходы (например, распечатку электронного билета, распечатку с банковской карты и т.д.).
На служебной записке руководитель ставит визу, а затем служебная записка на возмещение расходов передается в бухгалтерию.
Служебная записка на возмещение денежных средств: образец
В качестве примера служебной записки на возмещение расходов приведем служебную записку о возмещении расходов на транспорт.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс Скачать
Служебная записка для налоговых целей
Служебная записка на возмещение расходов потребуется компании в числе прочих документов для подтверждения обоснованности включения расходов в базу по налогу на прибыль или по налогу при УСН.
Кроме того, в большинстве случаев суммы, возмещаемые работодателем работнику, не являются доходом последнего, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому такая записка нужна будет для подтверждения того, что суммы, уплаченные работником, потрачены на нужды организации.
Сколько времени нужно хранить служебную записку на возмещение денежных средств
Хранить записку нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
